Politique de confidentialité

Identité du responsable

La présente politique de confidentialité régit le traitement des données personnelles par MOLDEREZ-CONSULT SRL (« la Société », « nous » ou « DropFleet »).

1. Champ d'application

Cette politique s'applique à la plateforme DropFleet, une application SaaS de gestion de dispatching et de livraison (ci-après « la Plateforme »). Nous traitons les données personnelles conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et aux lois belges applicables, selon une approche de protection des données dès la conception (« Privacy by Design »).

2. Données personnelles collectées

Nous collectons les catégories de données personnelles suivantes :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, photographie de profil.
• Données de compte : identifiants de connexion, préférences utilisateur, historique de connexion.
• Données de localisation : positions GPS en temps réel des véhicules et livreurs, historique des itinéraires, données géolocalisation des points de livraison.
• Données opérationnelles : détails des commandes, adresses de livraison, horaires de service, notes de livraison.
• Données multimédias : photographies de colis, signatures numériques, preuves de livraison, photos de sites.
• Données de paiement : informations de facturation (traitées par prestataires sécurisés).
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, identifiants d'appareil, données de connexion.

3. Base juridique du traitement

Nous traitons vos données personnelles sur les bases juridiques suivantes :

• Exécution du contrat (Article 6(1)(b) RGPD) : données de compte, d'identification, opérationnelles et de localisation nécessaires à la prestation du service de dispatching et livraison.
• Intérêt légitime (Article 6(1)(f) RGPD) : amélioration de la sécurité, optimisation des itinéraires, analyse de performance, prévention de fraude, améliorations produit.
• Consentement (Article 6(1)(a) RGPD) : traitement de données sensibles, notifications marketing, cookies non-essentiels.
• Obligation légale (Article 6(1)(c) RGPD) : conservation de documents comptables et fiscaux.

4. Finalités du traitement

Vos données sont traitées aux fins suivantes :

• Fourniture et gestion du service DropFleet
• Gestion des comptes utilisateurs et authentification
• Suivi et optimisation des livraisons en temps réel
• Facturation et gestion des paiements
• Communication avec les utilisateurs
• Sécurité et prévention de fraude
• Amélioration de la plateforme et des services
• Conformité avec les obligations légales et réglementaires

5. Durée de conservation des données

Les données personnelles sont conservées pour les périodes suivantes :

• Données de compte : durée de l'abonnement + 30 jours (suppression complète possible sur demande)
• Données de localisation/opérationnelles : 12 mois (durée moyenne recommandée pour les litiges)
• Données de facturation : 7 ans (obligation légale comptable belge)
• Données de journal d'accès (logs) : 6 mois
• Correspondances/communications : jusqu'à résolution du litige + 1 an

Les données pseudonymisées ou anonymisées peuvent être conservées indéfiniment à des fins statistiques.

6. Partage des données

Vos données peuvent être partagées avec :

• Prestataires de service : prestataires d'hébergement, fournisseurs de paiement, prestataires de communication, partenaires d'authentification (traitement en tant que sous-traitants).
• Partenaires commerciaux : clients utilisant la plateforme pour la gestion de livraisons.
• Autorités légales : si légalement requis (police, justice, autorités fiscales).
• Destinataires directs : les données de localisation et opérationnelles sont visibles aux responsables de dispatch et clients finaux de votre entreprise.

7. Responsables du traitement (Sous-traitants)

Nous travaillons avec les catégories suivantes de sous-traitants :

Une liste détaillée à jour est disponible sur demande. Tous les sous-traitants sont liés par des contrats de traitement des données conformes au RGPD.

8. Transferts internationaux

DropFleet fonctionne sur une infrastructure hébergée dans l'Union européenne. En conformité avec le RGPD, nous nous engageons à ne transférer les données personnelles hors de l'UE/EEE que :

• Vers des pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat par la Commission européenne
• Moyennant des garanties appropriées (contrats types, certifications, dérogations légales)

9. Sécurité des données

Nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité technique et organisationnelle appropriées pour protéger vos données :

• Chiffrement SSL/TLS de tous les transferts de données
• Chiffrement au repos des données sensibles
• Authentification multi-facteurs obligatoire
• Contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC)
• Audit des accès et journalisation complète
• Pare-feu applicatif et IDS/IPS
• Tests de sécurité réguliers et audits tiers
• Plan de réponse aux incidents

10. Cookies et technologies similaires

DropFleet utilise des cookies essentiels pour le fonctionnement de la plateforme. Voir notre politique relative aux cookies pour plus de détails.

11. Vos droits en vertu du RGPD

Vous avez les droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d'accès (Article 15) : obtenir une copie des données que nous détenons sur vous.
• Droit de rectification (Article 16) : corriger les données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (Article 17) : demander la suppression de vos données (« droit à l'oubli »), sauf obligations légales.
• Droit à la limitation du traitement (Article 18) : demander la suspension du traitement sous certaines conditions.
• Droit à la portabilité des données (Article 20) : recevoir vos données dans un format structuré et interopérable.
• Droit d'opposition (Article 21) : vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime.
• Droit de ne pas être soumis à une décision fondée uniquement sur le traitement automatisé (Article 22) : si applicable.

Pour exercer ces droits, veuillez envoyer une demande écrite à hello@dropfleet.eu en spécifiant clairement votre demande et en fournissant une preuve d'identité. Nous répondrons dans un délai de 30 jours calendaires (extensible de 60 jours supplémentaires si complexe).

12. Délégué à la protection des données (DPD)

Pour toute question concernant la protection de vos données ou l'exercice de vos droits, contactez notre Délégué à la Protection des Données :

13. Réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Sans préjudice de vos autres droits, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l'autorité belge de protection des données :

14. Modifications de cette politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique à tout moment. Les modifications substantielles seront communiquées par email ou par notification sur la Plateforme. La date de dernière mise à jour sera indiquée en haut de cette page.

15. Approche Privacy by Design

DropFleet est développée selon les principes de « Privacy by Design » (Protection des données dès la conception) :

• Minimisation des données : collecte uniquement des données nécessaires
• Limitation de finalité : utilisation uniquement aux fins déclarées
• Transparence : informations claires sur le traitement
• Sécurité dès la conception : architecture sécurisée
• Accountability : responsabilité et documentation complète

16. Nous contacter

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou à vos données personnelles :

Cette politique de confidentialité a été rédigée en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et les lois belges applicables. Elle constitue un document contractuel faisant partie intégrante de vos conditions d'utilisation de DropFleet.